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Archiviazione Documentale

Archiviazione Documentale

Integrato in tutte le principali “Suite” software Seac (Contabilità, Dichiarativi, Paghe, Amministrazione),  questo strumento permette l’archiviazione elettronica di documenti (sia in modo diretto da file che con acquisizione da scanner), ovviando alle problematiche logistiche legate al deposito e conservazione cartacea delle pratiche. Particolari funzioni semplificano il processo di archiviazione collegando automaticamente ciascun documento alla singola pratica (esempio ad un modello dichiarativo), con il vantaggio che ogni successiva fase di ricerca/consultazione della documentazione è in grado di individuare automaticamente i documenti correlati ad una specifica pratica/adempimento, e permetterne in tempi rapidi la consultazione, stampa o spedizione email.

 

All’interne delle singole “Suite” software Seac vengono inoltre integrati ulteriori automatismi per l’archiviazione massiva di documenti  legate a particolari fasi lavorative, quali, a titolo di esempio, archiviazione di fatture/parcelle emesse sulla posizione Cliente, dei cedolini sulla posizione dipendente, delle ricevute di invio telematico per i dichiarativi trasmessi etc.



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Funzionalità

  • Esecuzione diretta dal menu delle applicazioni Seac
  • Acquisizione da scanner o importazione diretta da file (note, comunicazioni inviate al cliente etc.)
  • Accesso immediato ai documenti correlati al dichiarativo grazie al potente visualizzatore integrato, con funzioni per la stampa, scarico su file (PDF) o spedizione via email
  • Integrato con le soluzioni Seac di Gestione Documentale e Protocollo (in CRM) per un’agevole ricerca dei documenti archiviati per Cliente, da un unico punto di accesso trasversale alle procedure di servizio

Caratteristiche

I moduli di Archiviazione Documentale collegati alle procedure SEAC sono degli strumenti pratici e veloci che consentono l’archiviazione elettronica di tutti i documenti generati dalle applicazioni di gestione dei servizi o strettamente collegate agli stessi (es. ricevute fiscali, fatture, etc.).
Il prodotto è integrato con le principali procedure Seac dalle quali è possibile attivare l’archiviazione e la ricerca.

Vantaggi

L’archiviazione elettronica è quindi uno strumento funzionale che si pone i seguenti obiettivi:

  • Garantire un’archiviazione rapida e di qualità dei documenti attraverso l’utilizzo dello scanner
  • Il recupero direttamente da file, nei vari formati possibili (pdf, tif, ...)
  • L’archiviazione batch dei principali modelli e documenti prodotti dai software
  • Favorire ricerche veloci di documenti archiviati garantendone la visualizzazione e/o la stampa in versione originale
  • Consentire una migliore valorizzazione degli spazi aziendali attraverso l’eliminazione degli archivi cartacei
  • Garantire un contenimento dei costi nell’utilizzo di risorse aziendali
  • Permettere una comunicazione rapida ed efficace attraverso il recupero del documento e l’invio attraverso e-mail o altri sistemi
  • Assicurare la protezione dei documenti archiviati mediante la gestione di autorizzazioni di accesso

Prestazioni

REDDITI:

  • Costruzione automatica della “Pratica Contribuente” con esecuzione diretta dal menu quadri delle applicazioni redditi; disponibile su tutta la linea redditi (Unico PF, Unico SP, Unico SC, Modello 730)
  • Acquisizione da scanner e/o diretta importazione di file, che consente di gestire e archiviare immediatamente tutti i documenti che costituiscono l’archivio (pezze di appoggio) relativo al contribuente quali fatture, ricevute, scontrini, ecc...
  • Archiviazione automatica di tutta la modulistica fiscale prevista dalla normativa in formato PDF tramite specifica utility

 

CONTABILITA’:

  • Deposito storico dei principali documenti di frequente consultazione (bilanci, registri, mastri)
  • Possibilità di archiviare nella cartella Clienti documenti o note particolari

 

PAGHE:

  • Archiviazione documenti periodici quali cedolini ed elaborati mensili
  • Archiviazione di dichiarativi annuali, 770, CU

 

 AMMINISTRAZIONE:

  • Archiviazione documenti emessi per rapide ed agevoli ricerche e stampe di copie, con eventuale invio per email (fatture, parcelle...)
  • Archiviazione documenti, “pezze giustificative” e note connessi alla gestione amministrativa del cliente